Nastavniky.ru

Обучение онлайн
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Офис менеджер образование

Офис-менеджер

Офис-менеджер — это человек, который закупает канцелярские товары, ведет документацию, контролирует состояние техники, обеспечивая текущую работу офиса. Профессия подходит тем, кого интересует труд и хозяйство (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

На плечи этого сотрудника ложится большой объем работы, поэтому он является негласным хозяином офиса, а также выполняет функции помощника и делопроизводителя. В странах СНГ от специалиста редко требуют знание иностранных языков, а вот в крупных корпорациях и зарубежных компаниях этого специалиста могут обязать работать переводчиком.

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

  • закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
  • контроль за чистотой в офисе;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
  • проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
  • контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
  • административно-хозяйственная работа;
  • прием и регистрация почты, ее распределение;
  • встреча гостей;
  • прием звонков;
  • организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
  • работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы:

  1. Не возникают сложности с трудоустройством.
  2. Работа секретаря — лучший выбор для студентов и выпускников, которые хотят получить опыт и запись в трудовой книге.
  3. Опытные специалисты в этой сфере получают высокую заработную плату.
  4. Работа несложная и достаточно интересная.

Минусы:

  1. Неопытный человек будет получать минимальную заработную плату.
  2. Высокая ответственность и много обязанностей.
  3. Начальство и коллектив часто винят секретаря во всех неприятностях, которые случаются во время рабочего процесса.
  4. Руководители могут загружать сотрудника личными просьбами. Поэтому специалист должен успевать выполнять основную работу и задания начальника, что не всегда легко.

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

  1. Коммуникабельность.
  2. Отличная память.
  3. Доброжелательность.
  4. Пунктуальность.
  5. Грамотность и обучаемость.
  6. Умение работать в коллективе.
  7. Неконфликтность.
  8. Задатки и руководителя, и организатора.
  9. Хорошее знание иностранного языка.
  10. Терпеливость.
  11. Понимание корпоративной этики.

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

  • безупречная грамотность;
  • умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
  • приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

Бизнес Академия МБА Сити

Отправьте заявку на обучение прямо сейчас и получите совершенно бесплатно доступ к первому уроку, где мы расскажем Вам о 9 секретах успеха, которые помогут подняться по карьерной лестнице!

Бизнес Академия МБА СИТИ приглашает Вас на курсы, где можно пройти обучение на офис-менеджера.

Тому, как стать ценным сотрудником и настоящим профессионалом в сфере управления офисом, научит курс “Офис-менеджер” от Бизнес Академии МБА СИТИ!

Главная цель курса “Офис-менеджер” – позволить любому желающему оперативно освоить необходимую для любого среднего и крупного бизнеса должность офис-менеджера.

Пройти обучение делопроизводству и документообороту на курсе офис менеджера могут как действующие сотрудники административного отдела, так и те, кто ещё только планирует стать частью коллектива в крупной фирме.

В ходе обучения на офис-менеджера слушателям курса предстоит изучить все формы и методы обеспечения полноценной работы офиса. Также Вы освоите способы контроля за офисной техникой, научитесь оформлять командировки, овладеете профессиональной терминологией и разовьёте личностные качества, необходимые для успешной работы.

Вы освоите и сможете использовать на практике и многие другие важные инструменты управления кадрами — например, научитесь подготавливать совещания, узнаете, какие требования предъявляются к оформлению документов.

Благодаря курсу офис-менеджера в Институте управления Бизнес Академии МБА СИТИ Вы сможете выработать корпоративный стиль и улучшить показатели труда и превратитесь в ценного специалиста — менеджера, достойного управлять офисными делами компании!

Для прохождения курса офис-менеджера от Бизнес Академии МБА СИТИ мы предлагаем самый удобный и эффективный способ обучения – дистанционный курс управления офисом. Современный и быстрый способ стать высокопрофессиональным специалистом в административной сфере – это пройти дистанционную обучающую программу в Институте управления Бизнес Академии МБА СИТИ. Дистанционный курс офис-менеджера представляет собой полную и актуальную информацию, достаточную для того, чтобы научиться оперативно и успешно управлять офисом. Четкое и подробное мультимедийное изложение материала дистанционного курса позволяет слушателям самостоятельно качественно освоить данную программу обучения.

Каждый урок курса включает в себя несколько информативных блоков: он состоит из текстовых материалов с добавлением полезных иллюстраций. Также в полный дистанционный курс офис-менеджера включены схемы, таблицы, аудио и видео, познакомившись с которыми, слушатели курса уже после первого занятия смогут применять приёмы и инструменты эффективного управления офисом на практике. Приступить к занятиям Вы можете почти моментально — доступ к программе откроется после оплаты курса через личный кабинет на сайте. Остались вопросы? Специалисты Института управления Бизнес Академии МБА СИТИ оперативно ответят на них через сайт или по телефону и обязательно окажут Вам профессиональную поддержку.

Обучение в Институте позволит вам узнать всё, что требуется для того, чтобы занять столь ответственную и важную для любой крупной компании вакансию офис-менеджера!

Изучив программу обучения “Офис-менеджер” от Бизнес Академии МБА СИТИ, Вы сможете максимально результативно выполнять должностные обязанности менеджера офиса.

Проводить конференции, организовывать корпоративные мероприятия, вести документооборот компании и вести учет служебных документов — значит осуществлять вклад в грядущий успех любого бизнеса и свой профессиональный рост.

Оставьте заявку на курс офисного менеджера в Институте управления Бизнес Академии МБА СИТИ на нашем сайте уже сегодня. Поспешите приступить к обучению и повышению своей квалификации, ведь как результат — увеличится и прибыль компании, в которой Вы работаете, и Ваш собственный доход!

По окончании обучения Вам будет вручено свидетельство гос. образца с международным приложением об успешном прохождении курса “Офис-менеджер”.

Лицензия на образовательную деятельность №038379

Программа курса обучения «ОФИС-МЕНЕДЖЕР»

1. Обеспечение полноценной работы офиса
1.1 Цели и задачи офис-менеджера
1.2 Что входит в обязанности офис-менеджера?
1.3 Функциональное назначение АХО
1.4 Взаимодействие с клининговыми компаниями
1.5 Способы эксплуатации помещений офиса
1.6 Обеспечение системы безопасности
1.7 Организация телефонной и интернет-связи
1.8 Вопросы питания в компании

2. Командировки, обучение и корпоративные мероприятия
2.1 Оформление брони отелей
2.2 Оплата проезда и билетов
2.3 Организация общих мероприятий в компании
2.4 Подготовка конференций
2.5 Проведение обучения и тренингов

3. Контроль за офисной техникой
3.1 Выявление необходимости в приобретении офисной техники
3.2 Вариации и типы офисной техники
3.3 Организация корпоративной мобильной связи
3.4 Контроль запасов расходных материалов
3.5 Контракты на сервисное обслуживание

Читать еще:  Менеджмент факультеты в институтах

4. Поставщики услуг и товаров для офиса
4.1 Как выбрать поставщика?
4.2 Ведение телефонных переговоров с поставщиками
4.3 Правильное составление контрактов
4.4 Гарантии по контракту
4.5 Как оформлять и писать претензии?

5. Выбор нового офиса
5.1 Типы зданий и офисных помещений
5.2 Важные пункты в проведении системы вентиляции
5.3 Контракты на аренду и субаренду
5.4 Правильная планировка в офисе
5.5 Необходимая мебель и оборудование
5.6 Подготовка и проведение переезда в новый офис

6. Осуществление учета и контроля расходов
6.1 Финансирование АХО
6.2 Создание плана бюджета
6.3 Внесение бюджета АХО в бухгалтерию
6.4 Материальная ответственность сотрудников АХО

7. Транспортные средства компании
7.1 Потребности в корпоративном транспорте
7.2 Создание автопарка
7.3 Страхование транспортных средств компании

8. Примеры основных договоров и документов
8.1 Договор аренды
8.2 Договор о приеме на работу
8.3 Договор с клининговой компанией
8.4 Договор аренды транспортного средства
8.5 Договор о предоставлении услуг по перевозке
8.6 Договор об оказании ремонтных услуг и техобслуживания
8.7 Пример инструкции по организации пожарной безопасности

9. Требования к оформлению документов
9.1 Что такое формуляр документа?
9.2 Обязательные отметки на документах
9.3 Виды распорядительных документов
9.4 Составление приказов и распоряжений
9.5 Подготовка и доведения до сведения информационно-справочных документов

10. Документооборот в компании
10.1 Что такое документооборот?
10.2 Оформление и распределение входящих документов
10.3 Учет входящей корреспонденции
10.4 Осуществление контроля за исполнением распорядительных документов
10.5 Хранение и архив документов
10.6 Хранение и архивы дел
10.7 Как составить опись?
10.8 Процесс передачи документов в ведомственный архив
10.9 Ведение кадровых дел
10.10 Документы бухгалтерии
10.11 Правила составления протокола совещания

11. Ведение деловой переписки
11.1 Составление современного делового письма
11.2 Правила оформления и ведения деловой корреспонденции
11.3 Классификация деловых писем
11.4 Составление международных писем

12. Служебная корреспонденция
12.1 Характеристики официально-делового стиля
12.2 Составление служебных записок
12.3 Использование сокращений и аббревиатур
12.4 Порядок проставления даты и чисел

13. Этика делового общения
13.1 Особенности культуры делового общения
13.2 Правила делового этикета

Курсы офис менеджера в Москве

Офис-менеджер – одна из самых востребованных должностей в каждом офисе. Как правило, текучка большая. В чем проблема? В неквалифицированности кадров! Многие соискатели соглашаются на данную должность, не имея достаточной подготовки и даже опыта работы. В итоге либо они сами не выдерживают обилия должностных обязанностей, либо их увольняют после очередной ошибки. Не удивительно, ведь проколы офис-менеджера отражаются на работе всего офиса.

Курсы офис-менеджера в Москве нацелены на обучение квалифицированных специалистов в ведении офисного хозяйства. По окончании курсов выдается диплом о профессиональной переподготовке. Вы можете выбрать удобное для вас время занятий. Подробности о сроках прохождения курсов офис-менеджеров и стоимости вы можете уточнить у менеджера по телефону.

На занятиях вы изучите:

  • основы управления персоналом;
  • структурные особенности предприятий;
  • мотивацию работников;
  • управление конфликтными ситуациями;
  • основы делового общения.

Большая часть занятий отводится на изучение управления работой организации. Главная задача офис-менеджера – обеспечивать комфортные условия труда персоналу и делать это постоянно и бесперебойно. Кроме того, в обязанности входит обеспечение офиса работающей оргтехникой, канцтоварами, мебелью, водой и продуктами для кофе-брейков. Кроме того, офис-менеджер руководит работой уборщиц, ремонтников и другого наемного персонала. Менеджер выполняет и бумажную работы. Это:

  • регистрация входящих писем и документов;
  • распределение входящих писем и документов;
  • ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции;
  • ведение журналов по инструктажу охраны труда и противопожарной безопасности.

На курсах офис-менеджера научат пользоваться всеми видами оргтехники: компьютер, копировальная машина, факс, сканер и принтер, АТС. Кроме работы с техникой офис-менеджер должен поддерживать ее работоспособность. Под этим подразумевается установка новых картриджей, бумаги, базовая настройка при подключении.

Курсы офис-менеджера – это возможность без опыта работы устроиться на хорошую должность, а главное – успешно с ней справиться! Работодатели всегда отдают преимущество людям с профильным образованием. Обучение в нашем учебном центре – это отличная инвестиция в будущее!

Повышение квалификации

1. Место управления персоналом в менеджменте.
2. Цели и задачи управления персоналом.
3. Принципы управления персоналом. Современные тенденции управления персоналом
4. Структура предприятия. Организационная (административная) структура предприятия.
5. Структура предприятия. Функциональная структура.
6. Функционально — целевая модель системы управления организацией. Состав функций.
7. Качества менеджера. Требования к профессии
8. Кадровая политика
9. Персонал фирмы и его структура. Характеристики наличия персонала.
10. Рабочее время и его использование.
11. Статистические методы выявления резервов улучшения использования кадрового потенциала.
12. Оценка экономической эффективности использования рабочей силы.
13. Сущность, цели и задачи кадрового планирования.
14. Оценка кандидатов при приеме на работу. Методы.
15. Оценка персонала.
16. Аттестация персонала
17. Мотивация трудовой деятельности персонала: теории мотивации. Практика мотивации. Проблема демотивации.
18. Планирование карьеры. Этапы карьерного роста. Элементы планирования карьеры.
19. Методы управления карьерой менеджера.
20. Управление конфликтами и стрессами
21. Формирование положительного имиджа
22. Деловая этика и этикет делового общения
23. Этикет поведения в общественных местах
24.Речевой этикет
25. Этика телефонных переговоров
26. Методика диагностирования претендента на должность
27. Управление дисциплинарными отношениями
28. Оплата и стимулирование труда
29. Профессиональное обучение кадров
30. Оформление трудовых отношений

Изучение оргтехники: факс, ксерокс, мини АТС, принтер, сканер. Правила работы с новейшим офисным оборудованием. Правила работы в офисе по обеспечению бесперебойной работы персонала (заказ канцелярских товаров, замена катриджей,организация кофе-брейк, распределение входящей документации и ее регистрация) . Ведение журналов входящей и исходящей документации, заполнение рестров, ведение трудовых книжек и приказов, а также личных карточек. Ведение журналов по инструктажу противопожарной безопастности и охраны труда.

  • Понятие,виды конкуренции
  • Конкурентная борьба, её успех, оценка конкурентов
  • Планирование маркетинга, руководства
  • Контроль маркетинговой деятельности (неконтролируемые факторы предприятия)
  • Маркетинговые коммуникации и рекламная деятельность
  • Реклама и ее основные виды
  • Товароведение, экспертиза и стандартизация
  • Понятие, виды; ёмкость, сегментация рынка
  • Маркетинг. Коммуникации:
    • персональная продажа
    • связь с общественностью
    • стимулирования сбыта

240 часов

Программа подтверждена государственным стандартом по подготовке специалистов по курсу » Секретарь-референт».

Обучение проходит в любое удобное для Вас время (утро, день, вечер) с 9.00, 11.30 13.00, 18.00, 19.00. Есть ежедневное обучение, а также 2-3 раза в неделю по вашему свободному времени. Курс рассчитан на один месяц при ежедневном обучении, другой график подбираем индивидуально.

Начало занятий еженедельно:
Понедельник — 9.00,12.00, 19.00
Вторник — 9.00,13.00
Среда — 11.30
Четверг — 13.00, 19.00
Суббота — 10.00, 15.00
Воскресенье — 10.00, 15.00

  1. менеджмент: понятие, функции, виды.
  2. менеджер и его функции на фирме:
    • основные знания и навыки менеджера
    • стили управления
    • управленческое общение
  3. организация управления на фирме:
    • организационная структура фирмы
    • управление ресурсами фирмы
    • распределение обязанностей, прав и ответственности
    • организация контроля и учёта
  4. финансирование деятельности фирмы
  5. организация управления трудовыми ресурсами:
    • кадровое планирование
    • обучение и развитие персонала
    • организация труда на фирме
    • мотивация деятельности работников фирмы
    • вопросы оплаты труда персонала
  6. организационная культура фирмы
  7. организация работы с клиентами на фирме:
    • категории клиента
    • качества специалиста по работе с клиентурой
    • культура общения с клиентами
    • структура и методы ведения разговора
    • конфликты и пути их разрешения

Зарубежный менталитет, работа с иностранными партнерами, решение ситуаций, в соответствии с правилами и обычаями местного населения.

Читать еще:  Спортивный менеджмент плеханова

Современные офисы просто невозможно представить без офис-менеджера, ведь именно офис менеджер обеспечивает значительную долю производственного процесса.

Возможность трудоустройства

Выпускники курса «офис-менеджер» без опыта работы могут стать сотрудниками практически любой организации в любой сфере. Каждый офис оснащен оргтехникой, ведется регистрация документации, оформляются заявки на канцелярию и т.д – все эти организационные вопросы возлагаются менеджера офиса. От его профессионализма во многом зависят рабочие процессы внутри компании. Знания, полученные на курсе, станут хорошей основой для дальнейшего развития в области менеджмента и заложат основу быстрого карьерного роста. Пойти учиться на курсы офис менеджера Вы можете, записавшись обучение по телефону или через форму обратной связи.

Офис менеджер образование

Программа курса обучения «ОФИС-МЕНЕДЖЕР»

1. Должность и обязанности офис-менеджера
1.1 Должность Офис-менеджер
1.2 Обязанности офис-менеджера
1.3 Назначение и функционал АХО
1.4 Клининговые компании. Особенности взаимодействия
1.5 Организация системы безопасности
1.6 Организация обеденной зоны в офисе
1.7 Телефония и мобильная связь

2. Помещение под офис
2.1 Помещение в аренду/субаренду
2.2 Виды и типы офисов
2.3 Договор на эксплуатацию помещений
2.4 Системы микроклимата офиса
2.5 Планировка и переезд в новый офис
2.6 Выбор мебели и оборудования

3. Работа с поставщиками-контрагентами
3.1 Поиск и подбор поставщиков
3.2 Переговоры с контрагентами
3.3 Подписание контрактов с контрагентами
3.4 Обязательства и гарантии их исполнения поставщиками
3.5 Подача претензий к поставщику

4. Офисная техника
4.1 Потребность в технике
4.2 Классификация офисной техники
4.3 Расходные материалы и технические обслуживание

5. Финансовый учет и контроль
5.1 Финансирование и бюджет административного отдела
5.2 Бухгалтерский учет
5.3 Материальная ответственность сотрудников

6. Деловое общение
6.1 Культура делового общения
6.2 Этика делового общения

7. Документооборот организации
7.1 Документооборот: понятие и сущность
7.2 Входящий документопоток. Регистрация документов. Контроль за исполнением
7.3 Формирование и хранение документов. Сдача в архив
7.4 Составление описей документов
7.5 Бухгалтерская и кадровая документация
7.6 Протокол совещания

8. Нормативы составления документов
8.1 Формуляр документа. Отметки на документе
8.2 Распорядительные документы: Постановление, распоряжение, решение, приказ
8.3 Информационно-справочная документация

9. Служебные документы
9.1 Оформление служебных записок
9.2 Сокращения, аббревиатуры. Оформление дат и чисел

10. Деловая переписка
10.1 Официально-деловой стиль
10.2 Виды деловых писем. Правила составления деловых писем
10.3 Международные правила деловой переписки

11. Примеры договоров и документов
11.1 Пример договора аренды помещения
11.2 Пример договора найма
11.3 Пример договора предоставления услуг по уборке
11.4 Пример договора аренды транспортного средства
11.5 Пример договора об организации перевозок
11.6 Пример договора о техобслуживании и ремонте техники
11.7 Инструкция по пожарной безопасности

12. Автопарк компании
12.1 Работа с автотранспортом
12.2 Организация работы автопарка
12.3 Страхование служебного автотранспорта

13. Командировки и корпоративные мероприятия
13.1 Бронирование гостиниц
13.2 Авиа и ж/д билеты. Трансфер
13.3 Корпоративные мероприятия: планирование и организация
13.4 Конференции
13.5 Корпоративные тренинги

Курс «Офис-менеджер» Международной Академии Бизнеса научит Вас разбираться в аспектах материально-технического обеспечения офиса, расскажет о нюансах работы с документами и познакомит с основами управления офисным персоналом. Вы узнаете все тонкости управления офисом. Получите доступ к уникальному курсу «Офис-менеджер» прямо сейчас и всего за несколько недель обучения Вы приобретете все необходимые знания, чтобы добиться ощутимого успеха в карьере офис-менеджера!

Подайте заявку на обучение и получите прямо сейчас бесплатный доступ к демонстрационному уроку о 9 секретах успеха, которые помогут подняться по карьерной лестнице!

Возможности продвижения для административного персонала

Одна из ступеней карьеры административного персонала – это офис-менеджер. Эта должность по сути является руководящей, так как в отличие от секретаря или администратора в задачи офис-менеджера входит также координация и управление такими офисными сотрудниками как секретари, переводчики, референты. Круг обязанностей офис-менеджера в зависимости от размеров и уровня компании может быть очень широк: от работы с документами и материально-техническим оснащением офиса до обеспечения взаимосвязи между сотрудниками, начальством и клиентами. Но в любом случае должность офис-менеджера требует высокой ответственности и специальных знаний, которые можно получить, пройдя профессиональное обучение.

Программа полного курса «Офис-менеджер» специально для офис-менеджеров

Специально для менеджеров офиса Международная Академия Бизнеса разработала эффективную программу обучения по управлению офисом.

Программа «Офис-менеджер» в Международной Академии Бизнеса направлена как на обучение «с нуля», так и на повышение квалификации сотрудников, обеспечивающих текущую работу офиса.

Международная Академия Бизнеса использует современные подходы и технологии в сфере образования. Давно прошли те времена, когда требовалось посещать классы в определенно отведённые часы и тратить время на дорогу. Для обучения в Международной Академии Бизнеса достаточно иметь доступ в Интернет, чтобы получить необходимые знания в любое время и из любой точки земного шара. Попробуйте и ощутите насколько легко и продуктивно может проходить дистанционное обучение, благодаря понятной форме подачи материала, снабженной иллюстрациями, таблицами, схемами и видео.

В процессе обучения профессиональные специалисты Академии будут всегда на связи с Вами, готовые ответить на все возникающие вопросы. Наша главная задача — помочь Вам освоить специальность наиболее эффективно и результативно. Дистанционное обучение офис-менеджеров в Международной Академии Бизнеса – это качественные услуги образования для Вашего будущего!

Современное и перспективное обучение в Международной Академии Бизнеса

Международная Академия Бизнеса более 15 лет специализируется в предоставлении квалифицированного обучения для владельцев, менеджеров и сотрудников фирм самых разных сфер деятельности. Уже более 5000 студентов доверили Академии своё профессиональное развитие и карьерный рост.

После прохождения курсов дистанционного обучения Международной Академии Бизнеса выпускники получают Свидетельство государственного образца с международным приложением об окончании профессионального курса «Офис-менеджер».

Лицензия на образовательную деятельность №038379

Программа курса обучения «ОФИС-МЕНЕДЖЕР»

1. Должность и обязанности офис-менеджера
1.1 Должность Офис-менеджер
1.2 Обязанности офис-менеджера
1.3 Назначение и функционал АХО
1.4 Клининговые компании. Особенности взаимодействия
1.5 Организация системы безопасности
1.6 Организация обеденной зоны в офисе
1.7 Телефония и мобильная связь

2. Помещение под офис
2.1 Помещение в аренду/субаренду
2.2 Виды и типы офисов
2.3 Договор на эксплуатацию помещений
2.4 Системы микроклимата офиса
2.5 Планировка и переезд в новый офис
2.6 Выбор мебели и оборудования

3. Работа с поставщиками-контрагентами
3.1 Поиск и подбор поставщиков
3.2 Переговоры с контрагентами
3.3 Подписание контрактов с контрагентами
3.4 Обязательства и гарантии их исполнения поставщиками
3.5 Подача претензий к поставщику

4. Офисная техника
4.1 Потребность в технике
4.2 Классификация офисной техники
4.3 Расходные материалы и технические обслуживание

5. Финансовый учет и контроль
5.1 Финансирование и бюджет административного отдела
5.2 Бухгалтерский учет
5.3 Материальная ответственность сотрудников

6. Деловое общение
6.1 Культура делового общения
6.2 Этика делового общения

7. Документооборот организации
7.1 Документооборот: понятие и сущность
7.2 Входящий документопоток. Регистрация документов. Контроль за исполнением
7.3 Формирование и хранение документов. Сдача в архив
7.4 Составление описей документов
7.5 Бухгалтерская и кадровая документация
7.6 Протокол совещания

8. Нормативы составления документов
8.1 Формуляр документа. Отметки на документе
8.2 Распорядительные документы: Постановление, распоряжение, решение, приказ
8.3 Информационно-справочная документация

9. Служебные документы
9.1 Оформление служебных записок
9.2 Сокращения, аббревиатуры. Оформление дат и чисел

10. Деловая переписка
10.1 Официально-деловой стиль
10.2 Виды деловых писем. Правила составления деловых писем
10.3 Международные правила деловой переписки

11. Примеры договоров и документов
11.1 Пример договора аренды помещения
11.2 Пример договора найма
11.3 Пример договора предоставления услуг по уборке
11.4 Пример договора аренды транспортного средства
11.5 Пример договора об организации перевозок
11.6 Пример договора о техобслуживании и ремонте техники
11.7 Инструкция по пожарной безопасности

Читать еще:  Высшее образование менеджмент москва

12. Автопарк компании
12.1 Работа с автотранспортом
12.2 Организация работы автопарка
12.3 Страхование служебного автотранспорта

13. Командировки и корпоративные мероприятия
13.1 Бронирование гостиниц
13.2 Авиа и ж/д билеты. Трансфер
13.3 Корпоративные мероприятия: планирование и организация
13.4 Конференции
13.5 Корпоративные тренинги

Курс «Офис-менеджер» Международной Академии Бизнеса научит Вас разбираться в аспектах материально-технического обеспечения офиса, расскажет о нюансах работы с документами и познакомит с основами управления офисным персоналом. Вы узнаете все тонкости управления офисом. Получите доступ к уникальному курсу «Офис-менеджер» прямо сейчас и всего за несколько недель обучения Вы приобретете все необходимые знания, чтобы добиться ощутимого успеха в карьере офис-менеджера!

Офис-менеджер

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Представьте себе офис компании, где трудится огромное количество самых разных специалистов: секретарь, руководитель, бухгалтер, охранник и т.д. Вы пришли в этот офис по делу, а там бумаги в принтере нет, когда на месте будет бухгалтер никто не знает, чашечкой кофе вас не угостили, руководитель с трудом вспоминает по какому вопросу он вам нужен. Естественно такая встреча не вызовет доверия с вашей стороны, и вы, скорее всего, постараетесь уйти как можно быстрее. Однако плохо организованная работа офиса еще не означает, что доверять всей компании в целом не стоит. Вполне может быть, что там просто нет офис-менеджера.

Ведь офис-менеджер это именно тот человек, от профессионализма которого и зависит первое впечатление посетителей о работе всего офиса и компании в целом. Он всегда знает где что лежит, кто когда придет, что кому нужно и многое, многое другое. Представители этой профессии являются душой, сердцем и мозгом любого офиса. Поэтому нет ничего удивительного в том, что сегодня, когда компаниям приходится работать в условиях жесточайшей конкуренции, офис-менеджеры востребованы как никогда. Ведь порой именно первое впечатление посетителя о работе офиса может стать решающим при выборе компании исполнителя или производителя.

А если принять во внимание, что работа офис-менеджера представляется очень легкой и необременительной, то вполне понятным становится, почему так много молодых людей мечтают об этой профессии. Однако стоит понимать, что за внешней простотой скрывается очень сложная работа, требующая наличия определенных личностных качеств, с перечнем которых вы сможете сегодня познакомиться.

Кто такой офис-менеджер?

Офис-менеджер – сотрудник компании, относящийся к младшему руководящему составу, деятельность которого совмещает в себе функции таких специалистов, как секретарь, завсклад, администратор и секретарь. Достаточно часто именно эта специальность становится стартовой ступенькой карьерного роста офисных работников.

Название профессии произошло от латинского officium (услуга, одолжение, обязанность) и английского manage (руководить, управлять). То есть, судя по названию представители профессии офис-менеджера руководят выполнением обязанностей или услуг. В какой-то мере это соответствует обязанностям современного офис-менеджера, но только в какой-то мере, так как круг их деятельности охватывает практически все, что происходит в офисе. Кстати, профессия эта появилась сравнительно недавно, поскольку до начала бурного развития всевозможных бизнес-структур потребности в ней просто не было. Сейчас же наличие большого штата сотрудников немыслимо без конкретного человека, способного взять на себя организацию работы офиса, позволяя тем самым остальным коллегам заниматься узким фронтом своей работы.

Должностные обязанности офис-менеджера в разных компаниях могут сильно различаться. Но чаще всего в перечень таковых входит:

  • ведение первичной документации – накладные, счета, отчеты и т.д.;
  • организационная деятельность – доведение приказов руководства до сведения сотрудников, контроль за выполнением приказов, организация командировок, обедов, встреч, корпоративов и т.д.;
  • первичный прием посетителей — прием гостей, подача чая/кофе, ознакомление с целью визита, осуществление записи на прием к руководству;
  • хозяйственные функции – закупка оборудования и канцелярских товаров, обустройство рабочих мест для других сотрудников, вызов мастеров для устранения неполадок.

Кроме всего вышеперечисленного, офис-менеджер по заданию руководителя может искать информацию, готовить рефераты, обслуживать совещания, подготавливать конференции, вести стенографирование. А также организовывать картотеки, отслеживать переписки, систематизировать входящие звонки по степени важности, протоколировать, принимать факсы, отвечать по телефону. Или выполнять другие дополнительные виды деятельности.

Какими личностными качествами должен обладать офис-менеджер?

Так как работа офис-менеджера включает в себя достаточно широкий круг обязанностей, то первостепенное значение в профессиональной деятельности такого специалиста приобретают организаторские способности, исполнительность и коммуникабельность. Кроме того, офис-менеджер обязательно должен иметь такие личностные качества, как:

  • дисциплинированность;
  • пунктуальность;
  • старательность;
  • развитая память и внимание;
  • стрессоустойчивость;
  • чистоплотность;
  • инициативность;
  • умение работать в коллективе;
  • доброжелательность;
  • толерантность.

Также профессиональный офис-менеджер должен свободно владеть компьютером, ориентироваться в сети интернет и обладать грамотной речью. Причем желательно, чтобы он знал не только русский язык, но и, как минимум, один иностранный.

Преимущества профессии офис-менеджера

Преимущества профессии офис-менеджера можно перечислять очень и очень долго. И прежде всего это огромная востребованность подобных специалистов на современном рынке труда. При этом опытные и высококвалифицированные специалисты могут рассчитывать не только на быстрое трудоустройство в успешную компанию, но и на вполне высокий уровень доходов (зарплаты офис-менеджеров в России колеблются в пределах 25-55 тысяч рублей).

Также стоит отметить возможность приобретения навыков административно-хозяйственной деятельности, которая пригодится как в личной жизни, так и на любой другой должности, если офис-менеджер решит сменить сферу деятельности или «пойдет» на повышение.

Еще одним несомненным преимуществом этой профессии можно считать то, что она не требует приобретения теоретических знаний в процессе длительного обучения в ВУЗах или техникумах. Все нюансы и особенности работы офис-менеджера легко приобретаются опытным путем (то есть, в процессе профессиональной деятельности).

Ну и самое главное, даже самые застенчивые и закомплексованные люди работая офис-менеджером будут чувствовать себя раскованно и уверенно в любом обществе. И все благодаря бесценному опыту построения интересного и продуктивного диалога с самыми разными людьми.

Недостатки профессии офис-менеджера

Говоря о недостатках профессии офис-менеджера, в первую очередь необходимо отметить утомительность трудового процесса. Дело в том, что работа этого специалиста практически всегда сопровождается огромным объемом организационных вопросов, большинство из которых нужно решать в срочном порядке, здесь и сейчас. А это частые стрессовые ситуации, нервное напряжение, физические нагрузки и постоянный контроль над собой и окружающими.

Кроме того, офис-менеджерам приходится совмещать сразу несколько «посторонних» должностей: кто-то использует офис-менеджера, как секретаря, другой взваливает на него труд курьера. Бывает и так, что начальство не достаточно правильно оценивает деятельность специалиста, существенно занижая его значимость. Или же в обязанности работника могут вменить функции, которые должен выполнять специально обученный для этого сотрудник. Например, когда у компании нет своего отдела кадров, к работе офис-менеджера может добавиться собеседование с соискателями, подбор персонала, ведение трудовых книжек.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector